Biuro nexo to program dedykowany biurom rachunkowym i doradcom podatkowym, którzy używają w codziennej pracy systemów z linii InsERT nexo. Program wspiera biura rachunkowe w trzech głównych obszarach pracy:
- pomaga w podstawowych czynnościach wykonywanych w każdym biurze, jak np. rozliczanie klientów czy śledzenie stanu zaawansowania prac w comiesięcznej obsłudze klientów;
- przyspiesza pracę na wielu podmiotach systemu InsERT nexo;
- wspomaga komunikację z klientami biura poprzez konkretny portal.
Biuro nexo to składnik systemu InsERT nexo. Funkcjonuje na tej samej bazie z innymi programami obsługującymi biuro rachunkowe. Dzięki temu zapewniony jest dostęp do wszystkich mechanizmów platformowych, mowa tutaj o polach własnych, flagach, InsMAIL, zestawieniach, wydrukach, Sferach, bibliotekach dokumentów i wielu innych.
Szerokie możliwości Biura nexo:
- JPK_VAT – operacja e-Sprawozdawczość JPK_VAT, która jest częścią operacji zbiorczych, dzięki niej można generować i wysyłać do Ministerstwa Finansów podpisany plik kontrolny z ewidencją VAT odnoszący się do danego miesiąca. Istnieje możliwość generowania plików na podstawie ewidencji VAT, a także łączenie zaimportowanych plików wewnętrznych. System umożliwia też eksport plików XML, wysyłkę, odbiór UPO oraz korektę. Należy tylko podać ścieżkę eksportu pliku XML, dokonać wyboru bramki (produkcyjna czy testowa) i zaznaczyć certyfikat. Możliwe jest również wybranie działania cyklicznego dla danego miesiąca.
- Klienci, cenniki – kartoteka klientów Biura nexo została połączona z kartoteką klientów InsERT nexo. Klienci mogą mieć przypisane rozbudowane cenniki, na podstawie których system dokona wyceny pracy biura rachunkowego. Rozliczanie wspierają odpowiednie raporty, a w momencie posiadania programu Subiekt nexo dostępna jest automatyczna funkcja generowania faktur dla klientów.
- Rejestr usług księgowych – umożliwia zarejestrowanie zdarzenia, które dzieje się poza systemem InsERT nexo, a które biuro chce ująć. Przykładem jest podanie konsultacji prawnych czy załatwianie spraw urzędowych w imieniu klienta itp.
- Warunki umowy – sprytny mechanizm pozwalający zanotować najważniejsze założenia odnotowane pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.
- Działania cykliczne – struktury, na które składają się różnorakie typy danych (liczba całkowita, liczba rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga), których celem jest udoskonalenie śledzenia powtarzalnych zadań wykonywanych dla każdego klienta. Mowa tutaj o wprowadzaniu dokumentów, sporządzaniu deklaracji i sprawozdań finansowych, rozliczaniu pojazdów, naliczaniu wynagrodzeń, wysyłaniu dokumentów czy w końcu przekazywaniu informacji.
- Wzorce klientów biura – wzorce baz danych mogą być używane przy tworzeniu nowych klientów. Można w nich określić obiekty przygotowane pod klientów z danej branży (schematy importu, pieczęcie księgowe). Dzięki nim istnieje możliwość szybkiego wygenerowania skonfigurowanych podmiotów dla klientów nowych.
- Operacje zbiorcze – mechanizm, przy pomocy którego można szybko wykonywać operacje na wielu podmiotach systemu InsERT nexo. To on pozwala sprawnie wykonać typowe czynności księgowe, jak naliczanie czy wysyłka deklaracji, drukowanie ksiąg czy ewidencji VAT, zakładanie nowych okresów obrachunkowych. Automatyzuje on też mnóstwo operacji administracyjnych (zarządzanie personelem, archiwizacja, dearchiwizacja oraz konwersja podmiotów do nowych wersji).
Program może działać z bazami danych podmiotów w dwóch trybach: w trybie restrykcyjnym, który wymaga zgodności kont i haseł pomiędzy bazą Biura nexo a bazą podmiotu oraz w trybie bez kontroli przeznaczonym dla klientów, którzy chcą łatwo wykonywać operacje bez skonkretyzowanej dbałości o problem bezpieczeństwa.
- Portal biura – najwygodniejszy i najszybszy sposób na dostarczenie informacji klientom biura rachunkowego. Księgowy posiada możliwość opublikowania w portalu najważniejszych informacji finansowo-księgowych, takich jak:
– informacje o konkretnych kwotach podatków i składkach ZUS do zapłacenia z parametrami przelewów;
– szczegółowe informacje dotyczące podatku dochodowego i podatku VAT;
– informacje o wynagrodzeniach pracowniczych;
– podsumowania miesięczne poszczególnych podatków oraz rozrachunków i wynagrodzeń;